Integración · WhatsApp → Excel
Automatizar pedidos de WhatsApp a Excel (o Google Sheets)
Tus clientes siguen pidiendo por WhatsApp como siempre, pero cada pedido aparece solo en una hoja de Excel o Google Sheets: cliente, productos, cantidades y fecha de entrega. Una IA entiende el mensaje aunque venga escrito a su manera, confirma al cliente y te avisa si falta algo. La automatización de un proceso cuesta desde 145 € (pago único, sin IVA) y está lista en 1-2 semanas.
Actualizado el
Datos clave
- Precio
- Desde 145 €
- Sin IVA, orientativo
- Plazo
- 1-2 semanas
- Desde que tenemos la información
- Forma de pago
- por proceso, pago único
- Sin permanencia
- Propiedad
- 100 % tuya
- Sin atarte a una plataforma
Qué hace falta para automatizarlo
La aplicación normal de WhatsApp Business no permite que un programa lea los mensajes. Para automatizar hay que usar la plataforma oficial de WhatsApp Business de Meta (la API) en tu número o en uno nuevo dedicado a pedidos. Nos encargamos del alta y de la verificación del negocio.
Meta cobra por algunos tipos de mensaje según sus tarifas vigentes, sobre todo por los que inicias tú con plantillas; responder a lo que el cliente te escribe suele ser gratuito o muy barato. La IA que lee los pedidos también tiene un consumo por uso. Con el volumen de un negocio pequeño son importes bajos, y te los estimamos antes de empezar.
Qué incluye
Entiende pedidos escritos a mano
«Para el sábado 2 barras y media docena de croissants, lo de siempre». La IA saca cliente, productos, cantidades y fecha, y usa tu catálogo para no inventarse nada.
Una fila por línea de pedido
En tu Excel de OneDrive o en Google Sheets, con columnas que elegimos contigo: cliente, producto, cantidad, entrega, estado.
Confirmación al cliente
El cliente recibe un resumen de lo que ha pedido. Si algo no cuadra, lo corrige en el mismo chat antes de que llegue a producción.
Dudas, a una persona
Si el mensaje es ambiguo o no es un pedido, te avisa y no apunta nada. Tú sigues viendo y respondiendo todas las conversaciones.
Hoja de producción del día
Un resumen automático de qué hay que preparar cada día, sumado por producto, listo para imprimir o ver en el móvil.
Siguiente paso: facturas
Con los pedidos ordenados, generar el albarán o la factura y enviarlo a la gestoría es un paso más, si te interesa.
Ejemplo: un obrador que sirve a bares
- 1
Un bar escribe a las 22:30: «Mañana 10 barras y 2 bandejas de bollería».
- 2
La IA lo interpreta, lo cruza con el catálogo y añade las filas a la hoja de pedidos.
- 3
El bar recibe la confirmación con el detalle; tú no has tocado el móvil.
- 4
A las 5:00, la hoja de producción ya tiene la suma de todos los pedidos del día.
RIALLAB frente a las alternativas
Las tres opciones habituales para tu empresa, cara a cara.
| Aspecto | RIALLAB | Copiarlo a mano | App de pedidos con cuota |
|---|---|---|---|
| El cliente sigue usando WhatsApp | Sí | Sí | No, tiene que usar otra app |
| Pedidos olvidados o mal copiados | Se confirman por escrito | Pasa | Pocos |
| Coste | Desde 145 € + consumo | Tu tiempo cada día | Cuota mensual |
| Tus datos en tu Excel | Sí | Sí | En su plataforma |
Cuándo no compensa
Si recibes cuatro pedidos a la semana, copiarlos a mano es más barato. Y si tus clientes ya piden por una tienda online, el problema no es WhatsApp: conecta la tienda con tu hoja directamente.
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Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir usando mi número de WhatsApp?+
Normalmente sí, pasándolo a la plataforma oficial de WhatsApp Business. Ten en cuenta que entonces dejas de usarlo en la aplicación normal del móvil y pasas a una bandeja compartida. Si prefieres no tocarlo, usamos un número nuevo solo para pedidos.
¿Funciona con Excel o solo con Google Sheets?+
Con los dos. Excel tiene que estar en OneDrive o SharePoint para poder escribir en él automáticamente; Google Sheets funciona directamente.
¿Qué pasa si la IA entiende mal un pedido?+
Por eso el cliente recibe la confirmación con el detalle: si algo está mal, lo corrige antes de producir. Y si el mensaje es dudoso, la IA no lo apunta y te avisa.
¿Cuánto cuesta?+
La automatización de un proceso cuesta desde 145 € sin IVA, una sola vez. Aparte, el consumo de WhatsApp y de la IA según tu volumen, que te estimamos antes de empezar.
¿Lo vemos para tu caso? La auditoría es gratis
Te decimos con franqueza si te compensa, qué haríamos primero y cuánto costaría exactamente. Sin compromiso.