Plantilla de política de uso de la IA para empresas

1. Objeto y alcance

Esta política establece cómo se usan las herramientas de inteligencia artificial (IA) en [NOMBRE DE LA EMPRESA]. Se aplica a toda la plantilla, a las personas en prácticas y a los colaboradores externos que trabajen con información de la empresa o en su nombre.

Entendemos por herramienta de IA cualquier aplicación que genere textos, imágenes, resúmenes, análisis o respuestas de forma automática, como asistentes conversacionales, funciones de IA integradas en programas de ofimática, traductores automáticos o chatbots.

2. Herramientas autorizadas

Solo se pueden usar para trabajo las herramientas de esta lista, con las cuentas que facilita la empresa:

• [Herramienta 1, p. ej. Microsoft 365 Copilot] — cuenta corporativa — usos: [redacción, resúmenes, Excel].
• [Herramienta 2] — cuenta corporativa — usos: [...].
• [Herramienta 3] — usos: [...].
• Cualquier herramienta nueva debe autorizarla [RESPONSABLE] antes de usarse con información de la empresa.

3. Información que nunca se introduce

Salvo autorización expresa y por escrito de [RESPONSABLE], no se introduce en ninguna herramienta de IA:

• Datos personales de clientes, pacientes, trabajadores o proveedores que permitan identificarlos (nombre, DNI, teléfono, dirección, correo, número de cuenta).
• Categorías especiales de datos: salud, afiliación sindical, ideología, origen étnico, vida sexual, datos biométricos.
• Contraseñas, claves de acceso o certificados.
• Información confidencial de la empresa: precios de coste, márgenes, contratos, estrategia, fórmulas o secretos industriales.
• Información recibida de clientes bajo deber de confidencialidad o secreto profesional.
• Cuando sea necesario trabajar con un documento, se anonimiza antes eliminando o sustituyendo los datos anteriores.

4. Usos permitidos y no permitidos

Usos permitidos, con revisión humana:

• Redactar borradores de correos, informes, propuestas y documentos internos.
• Resumir, traducir y reorganizar información que no contenga los datos del punto 3.
• Analizar datos en hojas de cálculo con las herramientas autorizadas.
• Generar ideas, estructuras y listas de comprobación.
• No se permite: tomar decisiones sobre personas (contratación, evaluación, despido, concesión de crédito) basadas solo en la IA; presentar como propio o verificado un contenido generado sin revisarlo; usar la IA para suplantar a personas o crear contenido engañoso.

5. Revisión humana

Todo contenido generado con IA que vaya a salir de la empresa (a un cliente, a una administración, a publicarse) lo revisa una persona antes de enviarlo. Se presta especial atención a fechas, importes, cálculos, nombres y referencias a normas o resoluciones, que la IA puede inventar con apariencia de exactitud.

La persona que envía un contenido es responsable de él, lo haya escrito ella o una herramienta de IA.

6. Transparencia

Si la empresa usa un asistente o chatbot de IA para atender a clientes, se informa de ello a la persona desde el inicio de la conversación y se le ofrece la posibilidad de hablar con una persona.

Las imágenes, audios o vídeos generados o modificados con IA que puedan parecer reales se identifican como tales cuando se publican.

7. Propiedad intelectual

No se introducen en herramientas de IA obras de terceros protegidas para reproducirlas, ni se publica contenido generado que copie de forma reconocible obras, marcas o estilos de terceros. Ante la duda, se consulta a [RESPONSABLE].

8. Formación (alfabetización en IA)

De acuerdo con el artículo 4 del Reglamento (UE) 2024/1689 de Inteligencia Artificial, la empresa adopta medidas para que las personas que usan herramientas de IA en su nombre tengan los conocimientos adecuados a su puesto y al uso que hacen de ellas.

Toda persona recibe formación sobre esta política y sobre el uso seguro de las herramientas autorizadas antes de usarlas, y una actualización cuando se incorpora una herramienta nueva o cambia su uso. [RESPONSABLE] guarda un registro con la fecha, los asistentes y los contenidos de cada formación.

9. Registro de herramientas y usos

[RESPONSABLE] mantiene actualizado un inventario con las herramientas de IA autorizadas, quién las usa, para qué tareas y qué tipo de información tratan. Este inventario se revisa al menos una vez al año.

10. Incidencias

Si alguien introduce por error información del punto 3 en una herramienta de IA, o detecta que un contenido generado con IA ha llegado a un cliente con errores relevantes, lo comunica en cuanto lo sepa a [RESPONSABLE / CORREO], que valorará las medidas necesarias, incluida, si procede, la notificación de una brecha de datos personales.

11. Responsable, aprobación y revisión

Responsable de esta política: [NOMBRE Y CARGO].

Aprobada por [DIRECCIÓN] el [FECHA]. Se revisará al menos una vez al año o cuando cambien las herramientas, los usos o la normativa aplicable.

Leído y aceptado por: [NOMBRE] — [FECHA] — [FIRMA].